Word es un programa al que pueden acceder todas las personas que tengan un ordenador. Se puede descargar en cualquier computadora, sin importar su versión o modelo siempre y cuando su sistema operativo sea Microsoft Windows. Word se utiliza para elaborar y editar documentos de texto. Hoy conoceremos sobre la forma adecuada de separar los párrafos en un documento Word, utilizando el espaciado anterior y posterior.
¿Por qué se utiliza Word?
Con el surgimiento de las computadoras, se trabajó en la elaboración de sistemas y programas que lograran satisfacer al usuario en todo lo que este necesitara. Uno de ellos es Word. Ha sido el programa más utilizado a nivel mundial para la creación de artículos, tesis, ensayos, monografías y todo aquel tipo de texto de forma ordenada y simple.
Desde su invención en 1983, este programa ha dado un vuelco total al mundo de la redacción, ya que facilita su trabajo a través del empleo de herramientas como tipos de fuentes, formato de letras, uso de negritas, cursiva y subrayado. También se pueden configurar márgenes y tamaño y orientación de la hoja.
Contar con Word es disponer de un programa que no solamente permite escribir o editar textos de forma automatizada y rápida, sino que también da pie a la revisión de escritos a través de su herramienta de corrección ortográfica y gramatical. Esto lo logra mediante la alerta a su escritor de posibles fallas o incoherencias mediante el resaltado en rojo o azul de estas. Por tanto, usted puede reeditar su texto antes de imprimirlo o enviarlo.
Sin embargo no hay que confiarse en un 100% en la revisión que pueda ofrecer Word, porque siempre hay márgenes de error, sobre todo con las palabras homófonas o similares. Además de este tipo de correcciones, en él pueden incluirse imágenes, gráficas y tablas. Por todo esto, Word siempre será el programa preferido para redactar.
La separación de párrafos en Word
Al escribir un texto, evidentemente debe separarlos en párrafos. Estos a su vez guardan una distancia entre ellos mismos. De manera digital, esto puede ser más complicado que realizarlo de forma manuscrita. Aun así, en Word es sumamente sencillo.
Es importante acotar que lo que le explicaremos a continuación tiene que ver con el espaciado entre párrafos, no entre caracteres, palabras, líneas o tabulaciones. Estos son totalmente distintos y cuentan con otra configuración.
Sobre los párrafos en blanco
Al empezar un documento de texto Word, usualmente se emplea la tecla intro para separar los párrafos, esto lo que hace es crear una línea en blanco. Visualmente, se nota un espaciado pero al exhibir los caracteres ocultos se advierte lo contrario. Por ello es importante que utilice el espaciado anterior y posterior, así evita pulsar la tecla enter que solo hace aparecer parágrafos en blanco.
Estos espacios en blanco se presentan entre párrafos, tablas o al final del texto, pudiendo a su vez añadir hojas innecesarias (en blanco) al documento, de ahí lo importante de eliminarlos.
Una vez active la configuración de espaciado anterior y posterior, podrá comprobar la inexistencia de líneas en blanco con la presencia de la separación entre párrafos. Esto lo realiza activando el signo topográfico Calderón (¶) que se ubica en la parte superior derecha de la sección Párrafo.
Espaciado anterior y posterior en documentos Word
Al escribir un documento de texto, los párrafos deben estar separados, esto hace que el escrito sea más sencillo para leer. En Word, esto se logra mediante la utilización del espaciado anterior y posterior, que establece la distancia entre párrafo y párrafo.
No existe ninguna diferencia entre el espaciado anterior y posterior. Ambos tienen la misma función, pero no debe emplearlos a la vez. Microsoft Word le da la posibilidad de establecer un espaciado antes de comenzar un párrafo y otro para culminarlo.
Generalmente no se necesita el espaciado anterior. Cuando se usa, se debe a que el documento es muy largo (como un proyecto de grado, por ejemplo) y se requiere colocar el capítulo a cierta distancia en la página. Por tanto, lo más recomendable es emplear siempre el espaciado posterior.
Para esta configuración solo hay que dirigirse a la sección de párrafo, y ubicarse en las opciones de Espaciado. Otra forma más inmediata de hacerlo es utilizar el ratón para seleccionar los párrafos a editar, luego darle clic al botón derecho del mismo y elegir la pestaña de párrafo.
Una vez realicemos esto, podremos separar con puntos los párrafos, usualmente son 12 puntos de distancia, pero también hay de 6 puntos, 18, 24 y 0. Los títulos suelen alejarse solo 18 puntos del párrafo siguiente. Si en su texto hay tablas, al final del documento puede agregar una fila para que simule un espaciado. Si añade imágenes, solo emplee espacio al estilo.
Aspectos importantes a considerar
Al utilizar esta herramienta en su documento Word, tome en cuenta lo siguiente:
- El espaciado anterior no es validado por el programa cuando los párrafos no se ubican al inicio de la página, ya sea de la primera del documento o de la sección.
- Si existen dos párrafos consecutivos, el espaciado anterior y posterior no se consideran en su totalidad, sino que se separan según la mayor medida.
Casi todos los documentos preestablecidos se basan en un “estilo normal”, así que cuando se realiza algún cambio, este repercutirá automáticamente en todos los estilos y por lo tanto, en el resto del escrito. Es importante que usted esté al tanto de esto, porque así no se sorprenderá cuando Word le modifique todo el documento. Si usted desea que el espaciado solamente influya en un único párrafo nada más tiene que seleccionarlo y colocarle los valores correspondientes.
Aproximadamente cada dos años, Word saca al mercado una nueva versión con más y mejores herramientas, procurando siempre que el proceso de escritura de textos sea altamente satisfactorio. Hoy día, este programa no solo está disponible para Microsoft Windows, sino también para MS-DOS, Apple Macintosh, Mac OS X y UNIX.