SmartArt es una de las herramientas que ha logrado mantenerse desde casi sus inicios en MS Word aunque también está en otros programas que comprenden el paquete Office y no hay que darle muchas vueltas para entender la razón, es una de las herramientas más efectivas y necesarias en su tipo, especialmente hay que mencionar la buenas evolución que ha tenido en sus versiones más recientes sobre todo a partir de Word 2007, se explica bien en el área de soporte de Office que define dicha herramienta como una representación visual de información y que es muy fácil de crear y en esto hay que poner gran énfasis ya que como se indica han tenido una mejora considerable ampliando la variedad y cantidad de diseños y su personalización es muy alta y sencilla de hacer. Con esta breve introducción pasaremos a explicar cómo usar SmartArt para insertar gráficos y diagramas en documentos de MS Word.
Para insertar cualquier gráfico o diagrama que necesites para tu documento lo que debes hacer es ingresar al menú «insertar» y verás en la barra de herramientas «SmartArt» al pasar el puntero del mouse verás información sobre el uso más adecuado que le puedas dar a la herramienta, es una descripción y que de ser necesario puedes profundizar ingresando a «más información», en seguida se mostrará una ventana con todos los gráficos disponibles.
Aquí es donde se ve el mayor potencial de SmartArt pues la cantidad de gráficos es muy alta, como hemos dicho antes verás diagramas casi para todo, puedes revisar gráficos por categorías como pueden ser listas, procesos, ciclos, jerarquías, relación, matriz, pirámide e imagen, al acceder a cada una de estas opciones verás los diseños que puedes usar, antes de hacer la inserción podrás ver la descripción del elemento al seleccionarlo de manera que tendrás una idea más clara de si el diagrama seleccionado es el más adecuado para el tipo de trabajo que estar por hacer.
El paso siguiente es elegir y aceptar, como verás puedes modificar el texto de cada parte del gráfico, pero no solo eso, puedes darle forma usando las herramientas que se mostrarán en la barra superior al momento de elegir tu gráfico, verás opciones para cambiar el diseño, también le puedes dar más vida cambiando colores y ciertos estilos, así de simple puedes usar estos diagramas para cualquier documento que lo requiera.