Compartir documentos de Microsoft Word Online

Cómo proteger documentos en Microsoft Word

Como indica el título esta vez veremos los pasos más sencillos para compartir documentos de Microsoft Word Online, todo en línea, ya hemos visto que existe esta versión y se sincroniza perfectamente con nuestra cuenta en OneDrive y Dropbox de ser el caso. Vamos a profundizar más sobre esta característica del procesador de texto, hay que recalcar que Word Online tiene la ventaja de tener automatizada varias acciones y en cuanto a interfaz es muy amigable, no será problema entender cómo podemos compartir documentos con nuestros amigos por ejemplo para trabajar de forma colaborativa en un solo archivo ya sea para el trabajo o los estudios.

Vamos entonces al primer paso, lo primero que debemos hacer es ingresar a la página Web oficial de Microsoft Word Online, para este caso vamos a asumir que ya tenemos cuenta ya que de ser así habremos iniciado sesión con solo acceder a la página, entonces la primera opción que verás es cuando estás redactando un documento Online, solo debes ubicar el botón «compartir» podrás ingresar la dirección de cualquier de los contactos con los cuales quieres compartir tu documento, lo puedes hacer también obteniendo el enlace el cual podrás enviar para que el otro usuario o usuarios tengan acceso al documento, debes tener en cuenta también que podrás elegir la opción de dar permisos para editar o solo ver y si requieren de una cuenta en Microsoft.

Compartir documentos Microsoft Word Online

La otra opción es compartir documentos de Word Online cuando ya los has guardado, para esto la manera más práctica es ingresar a tu cuenta OneDrive o Dropbox dependiendo de cuál de estos servicios estés usando con esta versión Online de Word, en caso de ser OneDrive verás la interfaz donde podrás gestionar tus archivos, para compartir e incluso puedes hacer con varios documentos a la vez, debes seleccionar o marcar la casilla de Check, luego de hacer esto de inmediato se activa el enlace «compartir» en el menú superior de la página, verás varias opciones para compartir obteniendo el vínculo, enviando invitaciones por correo electrónico o incluso eligiendo los enlaces a redes sociales como Facebook, Twitter, Linkedin y Sina Weibo.

Compartir documentos Microsoft Word Online

Así de sencillo puedes compartir tus documentos de Microsoft Word Online, además siempre tendrás una carpeta en la cual se almacenan los documentos que otros usuarios comparten contigo, dicha carpeta se llama «compartido» así que te puedes imaginar que no es nada difícil encontrarla, no necesitas hacer pago algunos por el uso de estas funciones y es sin duda una de las más útiles al momento de trabajar con documentos en esta versión Online del procesador de texto en cuestión.

Exportar documentos de Microsoft Word en formato RTF

Buscar plantillas para documentos en word Online

Antes de empezar debemos tener en cuenta el concepto de RTF, el RTF es un formato de texto enriquecido, así tal cual, fue desarrollado originalmente por Microsoft en 1987 y tiene el objetivo específico de ser un formato multiplataforma es decir que puede ser leído en diversos sistemas operativos, la ventaja de tener textos en este formato es que pueden ser leídos precisamente por la mayoría de procesadores de texto, no necesariamente solo Word en alguna de sus recientes versiones, incluso pueden ser abiertos por aplicaciones Web como aplicaciones de almacenamiento en la nube o correo electrónico como es Gmail. Otra de las ventajas es que es mucho menos probable de que documentos con este formato contengan virus y esto básicamente es debido a que RTF no hace uso de macros que es justamente donde los virus suelen ocultarse. Vamos a ver algunos pasos para exportar documentos de Microsoft Word en formato RTF de una manera muy sencilla.

Claro que siempre puedes usar convertidores de formato pero en este caso no hay necesidad de ello pues Microsoft Word ya te da la posibilidad de exportar documentos en RTF. En primer lugar debes haber terminado de redactar tu documento, en este momento te diriges al menú archivo y debes elegir la opción «exportar«, en seguida debes elegir la opción «cambiar tipo de archivo».

Exportar documentos de Microsoft Word en formato RTF

Al hacer esta acción bastante sencilla como hemos visto, verás una lista de formatos en los que puedes guardar tus documentos, cada uno de estos formatos tiene su propósito pero en esta ocasión nos vamos a enfocar a la opción de formato RTF el cual podrás ver en cualquiera de las versiones de Microsoft Word, lo que verás al momento de elegir dicho formato es una descripción bastante general y acertada pues en efecto podrás guardar lo más importante del documento que es el contenido, le das Clic o doble Clic, al hacer esto verás la ventana de guardar archivo, es la ventana tan familiar para todos pero que en este caso ya tiene todo listo para guardar el documento en el formato en cuestión.

Exportar documentos de Microsoft Word en formato RTF

Ya tendrás todo listo,  podrás usar el documento en formato RTF para compartir con usuarios que usan cualquier otra plataforma o procesador de texto, sobre todo si lo que te importa es el contenido y no tanto la estructura o diseño del archivo, también puedes usar tú mismo este documento en un dispositivo de almacenamiento portable como una memoria USB si sabes que tendrás que abrirlo en un dispositivo totalmente diferente al que usas a diario, sobre todo por temas de seguridad y de acceso al texto que contiene el documento.

Cómo presentar en línea documentos de Microsoft Word

Microsoft Word 2013 y otras versiones incluyen esta función de poder presentar en línea documentos creados en dicho procesador, esta posibilidad de trabajar de forma colaborativa tiene un apartado más específico en este programa ya que además de poder enviar invitaciones para permitir que otros usuarios hagan aportes y ediciones dentro de un documento también es posible hacer presentaciones de manera que uno como creador de un archivo puede explicar claramente puntos importantes a otros usuarios, esta función es muy sencilla de usar y te explicaremos cómo usarla a continuación.

Para empezar debes tener el texto ya listo o avanzado para tener qué presentar en línea, lo siguiente es acceder al menú archivo, en seguida abres el enlace compartir, verás cuatro opciones para compartir tu documento pero en este caso debes elegir «presentar en línea«, al hacer esto verás algunas pautas para empezar tu presentación, no es necesario de alguna configuración previa, se genera un enlace de forma automática el cual debes enviar a las personas a las que mostrarás tu documento, dichos usuarios que tengan acceso a dicho enlace podrán ver Online tu presentación mientras esta dure, también debes tener en cuenta que el documento estará disponible para su descarga a menos que desmarques la casilla que habilita esta opción.

También debes tener en cuenta que necesitas una cuenta en Microsoft para hacer tu presentación, ya habiendo visto esto solo queda hacer Clic en el botón «Presentar en línea», se abrirá una ventana que te indicará que se está conectando con Office y en seguida verás el enlace que te dijimos que se genera, podrás copiar dicho vínculo para enviar a los usuarios que quieres que participen o también lo puedes hacer enviando este mismo vínculo por correo electrónico, finalmente debes dar Clic en «iniciar presentación«.

Mientras estés haciendo presentaciones en línea de documentos podrás enviar más invitaciones a otros usuarios, también verás la opción de realizar ediciones y cuando veas necesario podrás finalizar la presentación.